Termini e condizioni – Centri estivi 2026

ART. 1 – OGGETTO E PERFEZIONAMENTO DEL CONTRATTO

1.1 Il presente documento disciplina il rapporto contrattuale tra Biosphaera s.c.s. (di seguito “organizzatore”) e l’utente, inteso come genitore o esercente la responsabilità genitoriale, per la partecipazione del minore ai Centri Estivi 2026.

1.2 La richiesta di prenotazione inviata tramite il portale esplora.biosphaera.it costituisce proposta contrattuale. Il contratto si intende perfezionato solo al momento della ricezione della comunicazione di conferma iscrizione inviata via e-mail da Biosphaera, previa verifica dei requisiti richiesti e della disponibilità dei posti.

ART. 2 – INFORMAZIONI OBBLIGATORIE

2.1 L’utente si impegna a indicare, in fase di prenotazione, tutte le informazioni anagrafiche e sanitarie necessarie alla corretta gestione del servizio, comprese eventuali allergie, intolleranze, patologie, esigenze alimentari, fragilità o altre informazioni rilevanti ai fini della sicurezza e della partecipazione del minore alle attività, anche mediante l’apposito campo “Altro da segnalare”.

2.2 L’utente si impegna altresì a fornire recapiti telefonici corretti e costantemente raggiungibili per tutta la durata del centro estivo.

2.3 Eventuali deleghe per il ritiro del minore dovranno essere comunicate al personale del centro al momento dell’accoglienza, con indicazione del nominativo e del recapito della persona delegata. L’organizzatore si riserva di richiedere l’esibizione di un documento di identità della persona incaricata.

ART. 3 – MODALITÀ DI PAGAMENTO E FATTURAZIONE

3.1 La quota di partecipazione deve essere corrisposta integralmente tramite i sistemi elettronici messi a disposizione al momento della prenotazione e, in ogni caso, entro l’inizio dell’attività.

3.2 La fattura sarà emessa esclusivamente all’intestatario della prenotazione. Non sarà possibile modificare successivamente l’intestatario della fattura né richiederne il frazionamento.

ART. 4 – RECESSO, ANNULLAMENTO E RIMBORSI

4.1 In caso di mancata attivazione della settimana di centro estivo da parte dell’organizzatore, anche per mancato raggiungimento del numero minimo di partecipanti, Biosphaera provvederà al rimborso integrale della quota versata.

4.2 In caso di rinuncia da parte dell’utente comunicata fino a 15 giorni prima dell’inizio della settimana prenotata, sarà riconosciuto un rimborso pari al 100% della quota versata. Le disdette comunicate oltre tale termine non daranno diritto ad alcun rimborso. La cancellazione dovrà essere comunicata esclusivamente tramite e-mail all’indirizzo centriestivi@biosphaera.it.

4.3 Qualora il minore non possa partecipare per malattia o infortunio insorti prima dell’inizio della settimana prenotata, Biosphaera riconoscerà un rimborso pari al 50% della quota relativa alla settimana interessata, previa presentazione di certificazione del pediatra. La richiesta dovrà essere trasmessa esclusivamente tramite e-mail all’indirizzo centriestivi@biosphaera.it.

4.4 In caso di assenza del partecipante per uno o più giorni durante lo svolgimento del centro estivo, non sarà previsto alcun rimborso, totale o parziale, della quota versata.

ART. 5 – COPERTURA ASSICURATIVA RCT

5.1 Biosphaera garantisce una copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi (RCT), operante esclusivamente durante l’orario delle attività programmate del centro estivo.

5.2 La copertura riguarda i danni involontariamente causati a terzi dal personale o riconducibili a carenze organizzative imputabili all’organizzatore, nei limiti e secondo le condizioni previste dalla polizza stipulata.

ART. 6 – COPERTURA ASSICURATIVA INFORTUNI

6.1 Per la partecipazione del minore ai centri estivi è richiesto il pagamento di una quota fissa pari a euro 30,00, destinata alla copertura dei costi necessari all’attivazione, da parte di Biosphaera, di una polizza infortuni individuale valida per il minore per l’intero periodo di svolgimento dei centri estivi.

6.2 Le condizioni, i limiti, le esclusioni e le modalità di attivazione della copertura sono disciplinati dalla relativa polizza assicurativa.

ART. 7 – NORME DI CONDOTTA E SICUREZZA

7.1 Ogni partecipante deve essere dotato del materiale indicato nella pagina dedicata alla prenotazione dell’esperienza e nella e-mail di conferma inviata dalla segreteria.

7.2 Il personale non è autorizzato alla somministrazione di farmaci. In caso di patologie croniche o necessità salvavita, è indispensabile la consegna di un protocollo scritto firmato dal medico e dai genitori, unitamente al farmaco in confezione integra, secondo modalità concordate preventivamente con l’organizzatore.

7.3 Biosphaera si riserva, a centro estivo avviato, la facoltà di sospendere la partecipazione del minore in caso di comportamenti gravemente scorretti, pericolosi o incompatibili con il regolare svolgimento delle attività, con la sicurezza del gruppo o con adeguate condizioni di inclusione e partecipazione.

ART. 8 – MENSA, MERENDE E DIETE SPECIALI

8.1 Qualora il programma del centro estivo preveda la somministrazione di pranzo, merenda o altri alimenti e bevande, il genitore o esercente la responsabilità genitoriale è tenuto a comunicare in fase di prenotazione eventuali allergie, intolleranze alimentari, patologie, prescrizioni mediche o altre esigenze nutrizionali del minore rilevanti ai fini della sicurezza e della corretta organizzazione del servizio.

8.2 Le richieste relative a diete speciali per allergie, intolleranze o altre condizioni sanitarie potranno essere accolte solo se comunicate con adeguato anticipo e, ove richiesto dall’organizzatore, corredate da idonea certificazione medica o documentazione equivalente.

8.3 In assenza di tempestiva comunicazione delle informazioni necessarie, Biosphaera non potrà garantire la predisposizione di pasti o merende personalizzati né assumersi responsabilità per eventuali problematiche derivanti da informazioni omesse, inesatte o tardivamente comunicate dalla famiglia.

8.4 Salvo diversa indicazione organizzativa, per motivi igienico-sanitari e di sicurezza alimentare non è consentito portare, distribuire o scambiare alimenti tra partecipanti durante le attività. Eventuali eccezioni dovranno essere preventivamente autorizzate dall’organizzatore.

8.5 Qualora sia consentito portare il pasto o la merenda da casa, il genitore o esercente la responsabilità genitoriale resta responsabile della qualità, conservazione, integrità e idoneità degli alimenti forniti al minore.

ART. 9 – PRIVACY E DIRITTO ALL’IMMAGINE (Reg. UE 2016/679)

9.1 Titolare del trattamento. Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito dell’iscrizione e della gestione del centro estivo è Biosphaera s.c.s.

9.2 Finalità del trattamento. I dati personali del minore e dei genitori o tutori sono trattati esclusivamente per finalità connesse all’iscrizione, all’organizzazione e alla gestione del centro estivo, comprese la gestione amministrativa e contabile, la fatturazione, le comunicazioni organizzative, i contatti con la famiglia in caso di necessità e la tutela del minore nello svolgimento delle attività.

9.3 Categorie di dati trattati. Possono essere trattati dati anagrafici e di contatto del minore e dei genitori o tutori, nonché eventuali dati ulteriori strettamente necessari alla partecipazione del minore, compresi i dati relativi ad allergie, intolleranze, esigenze alimentari o altre informazioni di natura sanitaria comunicate dalla famiglia per ragioni di sicurezza.

9.4 Base giuridica e natura del conferimento. Il trattamento dei dati necessari all’iscrizione e alla gestione del servizio si fonda sull’esecuzione del rapporto contrattuale e sugli adempimenti amministrativi e contabili connessi; il conferimento di tali dati è necessario e il loro mancato conferimento può rendere impossibile il perfezionamento dell’iscrizione o la corretta erogazione del servizio.

9.5 Destinatari e conservazione. I dati possono essere trattati da personale autorizzato di Biosphaera e da soggetti che forniscono servizi amministrativi, contabili, informatici o organizzativi connessi alla gestione del centro estivo, nei limiti delle rispettive funzioni. I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione del servizio e, successivamente, per i termini previsti dalla normativa applicabile.

9.6 Diritti degli interessati. I genitori o tutori, in qualità di esercenti la responsabilità genitoriale sul minore, possono esercitare i diritti previsti dalla normativa vigente, tra cui accesso, rettifica, cancellazione nei casi previsti, limitazione del trattamento, opposizione ove applicabile e revoca del consenso per i trattamenti fondati sul consenso. Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9.7 Riprese fotografiche, audio e video. Nel corso delle attività potranno essere effettuate fotografie, riprese audio e video del minore esclusivamente per finalità documentative o, previo specifico consenso, per finalità informative e promozionali di Biosphaera.

9.8 Consenso all’uso dell’immagine. L’autorizzazione all’utilizzo dell’immagine del minore deve essere raccolta con consenso separato rispetto all’iscrizione ed è sempre facoltativa; l’eventuale mancato consenso non pregiudica in alcun modo la partecipazione al centro estivo.

9.9 Pubblicazione online delle immagini. In considerazione della particolare tutela dovuta ai minori, la pubblicazione di immagini sui canali online e social dell’organizzatore richiede particolare cautela e, per i minori di 14 anni, richiede il consenso di entrambi i genitori secondo l’orientamento richiamato dai recenti provvedimenti in materia.

ART. 10 – FORO COMPETENTE

10.1 Per ogni controversia derivante dall’interpretazione o dall’esecuzione del presente contratto, ai sensi della normativa a tutela del consumatore, è competente il foro del luogo di residenza o domicilio dell’utente.